Integritetsmeddelande – GDPR.

Vi på Vivster Financial Solutions AB (nedan ”Vivster Financial Solutions AB”, ”oss”, ”vi”) värnar om din personliga integritet och är måna om att dataskyddsförordningen (EU 2016/679), (nedan ”GDPR”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning efterlevs. I detta integritetsmeddelande förklarar Vivster Financial Solutions AB hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Vi förklarar även i integritetsmeddelandet vilka rättigheter du har enligt GDPR.

Personuppgiftsansvarig är:

Vivster Financial Solutions AB, org. nr. 556766-0518

Adress: Johanneslundsvägen 12, 194 61 Upplands Väsby

Telefon: 08-410 072 22

E-post: info@vivster.ai

Vi har utsett ett dataskyddsombud som du kan kontakta i alla frågor om vår behandling av dina personuppgifter och om dina rättigheter.

E-post: dataskyddsombud@vivster.ai

Vivster Financial Solutions AB kan komma att behandla följande personuppgifter om dig i egenskap av:

1. Gäldenär (person som är föremål för inkasso/kreditförvaltning)

• Namn
• Personnummer eller samordningsnummer
• Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer)
• Fordringsuppgifter (skuldens belopp, ursprung, betalningshistorik, avtal)
• Betalningsuppgifter (bankuppgifter, betalningsplaner, transaktionshistorik)
• Kommunikation (brev, e-post, samtalsloggar, digitala självbetjäningstjänster)
• Rättsliga handlingar (stämningsansökningar, domar, beslut från Kronofogden)
• Uppgifter om ekonomiska förhållanden (inkomst, arbetsgivare, tillgångar)
• Uppgifter om eventuella fullmakter eller ombud

2. Kund/uppdragsgivare (företagskontakt hos bank, kreditinstitut, fintechbolag, investerare)

• Namn
• Befattning/roll
• Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, adress)
• Korrespondens och avtalshistorik

3. Leverantör/affärspartner (kontaktperson hos leverantör eller samarbetspartner)

• Namn
• Befattning/roll
• Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer, adress)
• Korrespondens och avtalshistorik

4. Besökare på webbplatsen/digitala tjänster

• IP-adress
• Enhetsinformation och tekniska loggar
• Cookies och användarbeteende (om samtycke ges)

5. Jobbsökande

• Namn
• Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefonnummer)
• Personnummer
• CV, personligt brev och referenser
• Uppgifter från intervjuer och urvalsprocess

Nedan beskriver vi de olika ändamål för vilka Vivster Financial Solutions AB kan komma att behandla dina personuppgifter, de typer av personuppgifter som kan behandlas samt de rättsliga grunder som vi stödjer behandlingarna på. I de fall där den rättsliga grunden är intresseavvägning anges även vårt berättigade intresse.

1. Hantering av inkasso- och kreditförvaltningsärenden (gäldenärer)

Ändamål: För att administrera och driva in fordringar, upprätta och följa upp betalningsplaner, hantera rättsliga åtgärder, samt kommunicera med dig som gäldenär.

Personuppgifter: Identitets- och kontaktuppgifter, fordringsuppgifter, betalningsuppgifter, kommunikation, rättsliga handlingar, ekonomiska uppgifter.

Rättslig grund:

• Huvudsakligen allmänt intresse (GDPR artikel 6.1 e). Inkassoverksamhet är enligt svensk lag en uppgift av allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för betalningsflödet i samhället och för effektiv indrivning av fordringar.
• Rättslig förpliktelse (GDPR artikel 6.1 c) enligt inkassolagen, dataskyddslagen (2018:218), bokföringslagen (1999:1078) och annan tillämplig lagstiftning.
• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att tillvarata våra egna eller våra uppdragsgivares ekonomiska intressen genom att driva in fordringar, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.
• Avtal (GDPR artikel 6.1 b) om du själv är avtalspart.

2. Kund- och leverantörsadministration

Ändamål: För att hantera avtal, fakturering, kontakt och uppföljning med kunder och leverantörer.

Personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, befattning, korrespondens, avtalshistorik.

Rättslig grund:

• Avtal (GDPR artikel 6.1 b) när du är avtalspart.
• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att upprätthålla affärsrelationer och fullgöra våra åtaganden gentemot kunder och leverantörer, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.
• Rättslig förpliktelse (GDPR artikel 6.1 c) för bokföringsändamål.

3. Uppfyllande av rättsliga skyldigheter (t.ex. KYC/AML, sanktions- och PEP-screening)

Ändamål: För att följa lagkrav om kundkännedom, penningtvätt, sanktionskontroller och rapportering till myndigheter.

Personuppgifter: Identitetsuppgifter, kontaktuppgifter, ekonomiska uppgifter, eventuella PEP- eller sanktionslistor.

Rättslig grund:

• Rättslig förpliktelse (GDPR artikel 6.1 c) enligt penningtvättslagen, sanktionslagstiftning och dataskyddslagen (2018:218).

4. Kommunikation och support

Ändamål: För att besvara frågor, hantera klagomål och ge support via telefon, e-post eller digitala kanaler.

Personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, ärendehistorik, kommunikation.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att kunna ge god service och hantera inkommande ärenden, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.

5. Rekrytering

Ändamål: För att administrera ansökningar, genomföra urval och intervjuer samt kommunicera med sökande.

Personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, personnummer, CV, personligt brev, referenser, intervjudata.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att kunna rekrytera och anställa rätt kompetens, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.

6. IT-drift, säkerhet och utveckling

Ändamål: För att säkerställa drift, säkerhet och utveckling av våra system och digitala tjänster.

Personuppgifter: Tekniska loggar, IP-adress, användarbeteende.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att upprätthålla säkerheten och funktionaliteten i våra tjänster, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.

7. Marknadsföring (till företagskunder)

Ändamål: För att informera om våra tjänster och nyheter till befintliga och potentiella företagskunder.

Personuppgifter: Namn, kontaktuppgifter, företagsuppgifter.

Rättslig grund:

• Berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f): Vårt berättigade intresse består i att marknadsföra våra tjänster till relevanta företagskontakter, vilket anses väga tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare:

• IT- och systemleverantörer: För drift, utveckling och support av vår teknikplattform, digitala självbetjäningstjänster, kommunikationssystem och säkerhetslösningar. Personuppgiftsbiträdesavtal tecknas där så krävs enligt GDPR.
• Juridiska rådgivare och revisorer: För att tillvarata rättsliga intressen, hantera tvister, revision och efterlevnad av lagkrav.
• Myndigheter (t.ex. Finansinspektionen, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Kronofogden, Skatteverket): När vi är skyldiga enligt lag att lämna ut uppgifter, exempelvis vid tillsyn, rapportering eller rättsliga åtgärder.
• Kunder/uppdragsgivare: I de fall vi agerar som service provider åt kreditgivare eller investerare, kan personuppgifter delas enligt avtal och lagkrav.
• Betalningsförmedlare och banker: För att hantera in- och utbetalningar kopplade till inkassoärenden.
• Leverantörer av KYC/AML- och sanktionsscreening: För att uppfylla krav på kundkännedom och motverka penningtvätt.

I länder utanför EU/EES gäller inte GDPR, vilket kan innebära en ökad risk i integritetshänseende avseende bland annat möjligheten för myndigheter i tredje land att få tillgång till dina personuppgifter och för möjligheter att utöva kontroll över personuppgifterna.

Dina personuppgifter behandlas som huvudregel inom EU/EES. Eftersom en del leverantörer till Vivster Financial Solutions AB arbetar internationellt kan dina personuppgifter dock komma att överföras till länder utanför EU/EES. Vivster Financial Solutions AB har i sådana fall en skyldighet att se till att överföringen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning, till exempel genom att försäkra oss om att landet dit personuppgifterna överförs uppfyller krav på adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut, eller genom att säkerställa att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i form av till exempel standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om enligt vilka det säkerställs att lämpliga åtgärder vidtas för att tillvarata dina rättigheter och friheter.

För mer information om de skyddsåtgärder som implementerats, vänligen kontakta oss via de kontaktuppgifter du hittar längst ned i detta integritetsmeddelande. Du hittar mer information om vilka länder som anses ha en ”adekvat skyddsnivå” på EU-kommissionens hemsida, och du kan läsa mer om standardklausuler på svenska Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

EU-kommissionen antog den 10 juli 2023 ett så kallat adekvansbeslut för överföringar av personuppgifter till USA, EU-US Data Privacy Framework. Vid överföring av personuppgifter till USA säkerställer vi att samtliga mottagare är anslutna till detta ramverk.

• EU-kommissionen: adekvata skyddsnivåer
• Integritetsskyddsmyndigheten: standardavtalsklausuler

Vivster Financial Solutions AB vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.

Vivster Financial Solutions AB kommer endast att spara dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål och syften för vilka de samlats in.

• Gäldenärer: Personuppgifter sparas under den tid ärendet är aktivt och därefter i upp till 3 år efter avslutat ärende för att hantera eventuella rättsliga anspråk, reklamationer eller myndighetskrav. I den del personuppgifterna avser bokföringsmaterial sparas dessa i 7 år efter det kalenderår som räkenskapsåret avslutades enligt bokföringslagen (1999:1078).
• Kund- och leverantörskontakter: Personuppgifter sparas under avtalstiden och i upp till 5 år efter avslutat avtal för att hantera eventuella rättsliga anspråk och bokföringskrav. I den del personuppgifterna avser bokföringsmaterial sparas dessa i 7 år efter det kalenderår som räkenskapsåret avslutades enligt bokföringslagen (1999:1078).
• Jobbsökande: Personuppgifter sparas under rekryteringsprocessen och därefter i upp till 2 år efter avslutad process för att kunna hantera eventuella diskrimineringsärenden.
• Webbplatsbesökare och användare av digitala tjänster: Tekniska loggar och cookies sparas normalt i upp till 12 månader, om inte längre lagring krävs för säkerhetsändamål eller rättsliga skyldigheter.
• Kundkännedom/KYC/AML: Uppgifter som behandlas för att uppfylla penningtvättslagstiftning sparas i 5 år efter att kundrelationen avslutats, enligt penningtvättslagen.

Personuppgifter kan komma att sparas längre om det krävs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller om lagstiftning kräver längre lagring.

Som registrerad har du flera rättigheter vilka listas nedan. Om du vill göra gällande någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som återfinns i integritetsmeddelandets sista avsnitt. Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) hemsida www.imy.se.

Rätt till information och tillgång: Du har rätt att få information om vi behandlar personuppgifter om dig. Du har rätt att utan kostnad få en kopia på dina personuppgifter, ett s.k. registerutdrag.

Rätt till radering: Du har under vissa förutsättningar rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller till exempel om personuppgifter inte längre är nödvändiga för oss att behandla för det syfte som de samlades in för. Det gäller också om du har invänt mot att personuppgifterna behandlas baserat på vårt berättigade intresse och det visar sig att det saknas berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade. Du har även rätt att få personuppgifterna raderade om uppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt. Om vi har en rättslig förpliktelse att behandla personuppgifterna kommer dessa inte att raderas även om någon av ovanstående situationer föreligger. Uppgifterna kommer inte heller att raderas om vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till rättelse: De personuppgifter som vi behandlar om dig ska vara korrekta och fullständiga. Du har därför rätt att begära att vi rättar eller kompletterar uppgifter om dig som du anser vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

Rätt till begränsning: Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, till exempel om du anser att uppgifter om dig är felaktiga och du har begärt rättelse av uppgifterna. Under tiden frågan utreds kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas. Du kan även begära begränsning i de fall behandlingen av personuppgifterna är olaglig men att du motsätter dig att personuppgifterna raderas. Behandlingen av personuppgifterna kan också begränsas i de fall vi inte längre behöver personuppgifterna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Du kan slutligen begära begränsning av vår behandling i de fall du har invänt mot en behandling som baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse, under den tid vi arbetar med att kontrollera om vårt intresse väger tyngre än ditt intresse av att hålla dina personuppgifter skyddade. För det fall att behandlingen har begränsats, enligt någon av situationerna ovan, får vi endast, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller för att du har lämnat ditt samtycke utan att återkalla det.

Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig under vissa omständigheter (s.k. dataportabilitet). Dataportabilitet är tillämpligt om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter eller om vi behandlar dina personuppgifter baserat på den rättsliga grunden avtal. Uppgifter förs endast över om det är tekniskt möjligt.

Rätt att invända: Du har rätt att invända mot att vi behandlar personuppgifter om dig om vi gör det med stöd av den rättsliga grunden berättigt intresse. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna kommer vi att upphöra med behandlingen. Vi får dock alltid fortsätta att behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Vi inhämtar bara samtycke för behandling av personuppgifter i undantagsfall. I de fall du har lämnat samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta dataskyddsombud@vivster.ai. När du har återkallat ditt samtycke kommer vi inte fortsätta att behandla dina personuppgifter för aktuellt ändamål.

Du har rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning. Du kan även läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida: www.imy.se.

Vid uppdateringar som är av större betydelse för vår behandling av personuppgifter (exempelvis ändring av angivna ändamål eller kategorier av personuppgifter), eller som kan förväntas ha stor betydelse för dig, får du information om detta innan uppdateringarna börjar gälla. I sådan information förklarar vi även innebörden av uppdateringarna och hur de kan påverka dig.

Om du har några frågor om detta integritetsmeddelande eller vår behandling av personuppgifter, vänligen kontakta oss på:

Vivster Financial Solutions AB

Telefon: 08-410 072 22

E-postadress: info@vivster.ai

Dataskyddsombud: dataskyddsombud@vivster.ai